Outlook連携で、会議室の空き状況をリアルタイムに可視化
見たい瞬間に、正確な情報を確認できるサイネージ運用へ
01
背景
空き状況の確認に手間がかかっていた
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取り組み
Outlook予約情報をサイネージへ自動反映
03
変化
近くのサイネージをぱっと見るだけで、空き状況を確認
日本マリタイムバンク株式会社様では、事務所移転に伴い、社内掲示板としてデジタルサイネージを導入。当初はDropboxやExcelを活用し、社内のお知らせや会議室利用状況などを表示していました。
運用を続ける中で高まった「会議室の空き状況をよりタイムリーに確認したい」というニーズ。今回は、KI SignのOutlook連携を活用した会議室情報表示の背景と、導入後の変化を伺いました。
Q. Outlook連携を活用しようと思ったきっかけは何ですか？
もともと会議室の利用状況は、Excelを活用してサイネージに表示していました。Excelでの更新は、決まった情報を分かりやすく掲示する用途では有効です。一方で、会議室予約のように突然の変更やキャンセルが発生しやすい情報については、よりタイムリーに反映できる仕組みが必要だと感じていました。
Outlook上でも会議室の空き状況は確認できますが、実際に探そうとすると「ぱっと空いている会議室」を見つけるのが意外と手間に感じる場面もありました。会議室は日常的に使われるため、「今どの部屋が空いているのか」「何時まで使えるのか」を、社員がすぐに確認できる状態にしたいという思いがありました。
そうした中で、カテナスの担当者さんに解決策を相談したところ、Outlookの会議室予約情報をサイネージに連携できる機能がパッケージ化されたという話を聞きました。
Q. Outlook連携を導入する決め手になったのは何ですか？
一番の決め手は、会議室の空き状況をよりタイムリーかつ正確に表示できることでした。会議室の利用状況は、予定の変更やキャンセルが発生しやすい情報です。サイネージに表示されている情報が実際と異なると、社員がその情報を信用できなくなってしまいます。
だからこそ、最新の会議室予約情報を自動反映し、安心して確認できる状態にできることが、導入の大きなポイントでした。
Q. Outlook連携によって、どのような変化がありましたか？
Outlook予約情報を反映したサイネージ
Outlook上で登録・変更された会議室予約情報をもとに、サイネージへ表示できるようになりました。これにより、会議室の空き状況を確認するために毎回Outlookを開く必要がなくなり、社内のモニターを見るだけで状況を把握しやすくなりました。Outlook連携であれば、手作業で更新する負担を抑えながら、より正確な情報を表示することができます。
特に、急な打ち合わせの際には、自席から振り向いて社内サイネージを確認するだけで、複数の会議室の空き状況を一覧で把握できるようになった点が便利です。
Q. 具体的な活用シーンを、一日の流れで教えてください。
社員は日常業務の中で、会議室を利用する前にサイネージを確認しています。例えば、急な打ち合わせが必要になった際には、近くの社内サイネージを見ることで、どの会議室が空いているか、何時まで利用できるかをその場で把握できます。
会議室の予約自体はOutlookで行い、その情報がサイネージに反映されるため、特別な操作を追加する必要はありません。「予約はOutlook、確認はサイネージ」という役割分担が自然に定着しています。
社員がサイネージで会議室の空き状況を確認している様子
Q. サイネージで情報を表示する上で、大切だと感じることは何ですか？
サイネージで重要なのは、「見たいと思った瞬間に、必要な情報が表示されていること」です。デジタルサイネージは画面を切り替える事が出来る仕組みですが、目的の情報が表示されるまで待つ必要があると、次第に見られなくなってしまいます。そのため、会議室の空き状況のようにすぐ確認したい情報は、パッと見て分かる形で表示されていることが重要です。
また、情報の正確性とタイムリーさも欠かせません。表示内容が実際と異なると、社員はその情報を信用しなくなってしまいます。会議室情報以外にも、業務に関連する情報をサイネージで共有する可能性はあります。ただし、表示する情報を増やすだけではなく、社員が実際に見るかどうか、継続して更新できるかどうかも重要です。
今回のOutlook連携は、会議室予約情報をサイネージに反映できるため、更新負荷を抑えながら、正確でタイムリーな情報共有につながっています。
Q. 導入後の調整や相談のしやすさについては、どう感じていますか？
導入が決まってから実装までの流れは非常にスムーズで、特に大きな負担を感じることなく進められました。
また、導入後も運用に合わせて細かな調整を相談できる点に安心感があります。実際に使いながら出てきた要望に対して、実現できるかどうかを確認できるため、継続的に運用を改善しやすいと感じています。
編集部補足
今回のインタビュー中にも、会議室情報の表示について「3時間ごとの表示切り替えを、1時間ごとに細かく調整したい」というご相談がありました。
これに対してカテナス側から、その場で実現可能であることをお伝えし、運用に合わせて調整できることを確認しました。表示内容・色・フォント・画面の見せ方などを柔軟に調整できる点が、KI Signの活用を続けやすい理由のひとつになっています。
まとめ
日本マリタイムバンク様では、KI SignのOutlook連携を活用し、会議室の空き状況をサイネージ上で確認できる運用を行っています。
既存のOutlook運用を活かしながら、会議室情報をリアルタイムで共有できるようになり、社員が自然に情報を確認できる環境が整いました。
KI Signは、社員が“見たい瞬間”に必要な情報を確認できる、実用的な情報共有基盤として活用されています。
