オフィス向けサイネージの社内活用と導入事例

01導入目的と期待する効果を整理する

「申請期限の周知漏れを減らしたい」「会議室の予約情報をすぐ確認したい」「社員同士が知り合う機会をつくりたい」など、誰のどの困りごとを解決したいかを整理します。目的が明確になると、表示する内容や設置場所を選びやすくなります。

02設置場所と画面の見せ方を決める

伝えたい相手が普段通る場所や、仕事中に確認しやすい場所を候補にします。社員の動線を把握している社内担当者が「誰が、いつ、どこで見るか」を整理し、設置条件を確認しましょう。

候補の場所では、普段見る位置から文字が読めるか、必要な情報をすぐ見つけられるかを確認します。画面を分割する場合も、情報を詰め込みすぎず、見やすさを優先します。

屋外や共用スペースに設置する場合は、動線や見やすさに加え、自治体の条例や施設管理規定の確認も必要です。設置前に施設管理者や社内の関係部署へ相談し、必要に応じて自治体の担当窓口にも確認しましょう。

03機器・配信方法・通信環境・費用を確認する

モニター、再生機器、表示内容を管理するソフトを、更新方法に合わせて選びます。USBで更新する構成か、ネットワーク経由で配信する構成かによって、必要な機器や通信環境が変わります。既存のパソコンやモニターを使いたい場合は、導入を相談する会社への確認が必要です。

設置候補で使える有線LAN・無線LANなどの通信環境は、情報システム担当者と確認します。費用は機器・ソフト・設置・初期設定・運用支援に分け、初期費用と継続して必要な費用の両方を見積もりで確認しましょう。

04既存の素材を活用し、更新の流れを決める

普段使っているPDFや画像、予定表を活用できれば、表示用の素材を毎回作り直す負担を抑えられます。

サイネージ画面に映し出したい素材をサイネージへ表示させる方法を、実際に使う資料で確認しておきましょう。まずは場所や用途を絞って表示と差し替えを試し、オフィスの人数にかかわらず、日常の仕事で無理なく使い続けられるかを確かめます。

内容を準備する人、確認する人、更新する人を決め、特定の担当者に作業が集中しない流れをつくります。申請や行事のお知らせには掲載期限を設け、終了後の差し替えや削除まで担当を決めておきましょう。

05導入目的に沿って効果を確認し、見直す

運用開始後は、必要な情報を見つけやすいか、表示の切り替えを待つ負担がないかを利用者に確認します。あわせて、最初に決めた目的に沿って効果を確かめましょう。会議室の予約情報なら「予定を確認しやすくなったか」、社員紹介なら「社員を知るきっかけになったか」を聞くと、見直す点を整理しやすくなります。

更新の負担を減らす目的であれば、担当者の作業内容や所要時間を導入前後で比べる方法もあります。確認した結果をもとに、情報量、表示する順番、更新方法を調整しましょう。